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弊所では私が作ったソフトを使って、PatDataと連携を図ることによって、業務効率の大幅アップに成功しました。
それでも、まだ、一つ一つの作業に余計な時間が発生しています。例えば、現状では、特許料の納付書を１０通作成するのに、約１５分程度の時間がかかっていました。データベースからデータを流しこんで、ＨＴＭＬ化して、案件フォルダを開いて、そこにコピーをするという作業がどうしても発生するからです。
今年は、このような作業を効率化することによって、事務費用の半減を目指します。事務費用を減らすことができれば、弊所の利益率を保ちつつ、クライアントへの請求金額を減らすことができます。そうすれば、弊所への業務発注量が増えますので、クライアントとＷｉｎ－Ｗｉｎの関係を作ることができます。
具体的には、最近、新しく作ったプログラムを使うことによって、１０件の書類作成にかかる時間を１５分から１分にまで短縮することに成功しました。事務作業の中には、効率化が難しいものもありますが、効率化が可能なものを１０倍に効率化することによって、事務費用を半減させることができます。
この効率化の効果は弊所が成長するに従ってだんだんを大きくなります。従来実務では、案件数が１０倍になれば、必要な時間は１５分から１５０分に増えていましたが、新しいやり方では、１０倍に増えても、作業時間は、３分程度すむからです。１５０分が３分になるという劇的な効率アップになります。
弊所は、取り扱い件数が順調に増加しています。規模拡大に伴って、利益率の低下（＝請求額のアップに繋がります）にならないように、今のうちに効率化のネタを仕込んでおきます。