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SKIPとして2020年に行った大きな出来事は完全リモートワーク化と所内ITシステムの大幅な刷新と所内業務管理システムのSQL化です。

1）完全リモートワーク化
コロナショックの第三波が世界的に猛威を奮っている状況ではありますが、2020年の春頃まではコロナショックがこれほど大きな騒ぎになるとは予想もしていませんでした。

幸いにも、SKIPでは2019年以前から所員のリモートワーク環境の整備を進めていたため、2020年の3月頃に完全リモートワーク化を決定してからは、すぐに完全リモートワークにした場合の業務ワークフローの構築を行い、完全リモートワーク化に必要な対処を急ピッチで行いました。

具体的には、既に進めていた案件ファイルの電子化、ペーパーレス化を極端に進めて紙ファイルの完全廃止まで行いました。SKIPでは、2011年頃からリモートワークの取り組みは行ってきていたので、全所員がリモートに移行しても弁理士・特許技術者の業務はまったく問題なく行える状況でした。しかしバックオフィス系の特許事務の業務ワークフローはまだ完全にはリモートワークに対応されておらず、一部に紙ベースの業務が残っており、週に2-3回くらいオフィスに出所した時に行わなければいけない業務が存在していました。

これを完全にリモートワークに対応するために、徹底してペーパーレス化した上で、自宅でも電話業務やウェブ会議などができるように、クラウド電話システムやクラウドウェブ会議システムを導入して、さらに特許印紙＋収入印紙＋切手＋レターパック＋DHLなどの利用方法を工夫して、郵便発送業務すらリモートワークで行えるようにして、郵便当番が郵便受取業務のためにオフィスに出所すればよいだけの状態を構築しました。

そのため、奥野も週に2回ほどオフィスに出所しているのですが、オフィスに出所しても誰もいない状態でしょんぼりと一人で仕事をすることになるケースが増えてきました。そして、しょんぼりと一人で寂しく仕事をしていると、不思議なことに、自動的に勝手に案件が処理されていって、売上がドンドン立っていくというちょっと不気味な状況を構築することができました。もちろん、本当に自動的に勝手に案件が処理されていってるのではなく、所員がリモートワークで一生懸命に仕事をしてくれているおかげなのですが。。。

2）所内ITシステムの大幅な刷新
完全リモートワーク化を実現するために、自宅からVPNを通じて所内ネットワーク＋所内サーバ＋所内特許出願端末にアクセスする必要がでてきましたが、世界中でVPNの使用が激増したために。特に、2020年の3月～6月頃はVPNの遅延が生じて大変でした。

そこで、オフィスのインターネット回線を法人向けの超高速インターネット回線（帯域保証付）に変更した上で、所内LANをすべて10Gビット対応にして、所内サーバも高機能＋大容量なものに買い替えて、さらにVPNルータも高機能なものに買い替えて、リモートワーク時のVPNの回線速度の大幅な向上＋セキュリティの向上を行いました。

また、自宅でのメール処理を行う場合に、オフィスのPCにVPNでアクセスしていると遅延が発生するという問題も発生しました。

この対策としては、メールサーバを超高機能＋超高速＋超大容量なものに変更した上で、全所員のメールを全所員がお互いに見ることができるようにして、誰かがメールを処理してタグを付けると、その処理内容が全員のメーラーにも反映される仕組みを構築しました。また、自宅PCでもオフィスPCでもノートPCでもメールの内容が完全に同期されるようにもしました。この結果、クライアントや現地代理人からのメールを見落としたり、処理し忘れることがゼロになり、メール処理のトラブルによる事故を完全に根絶することができるようになりました。

おかげで、今では、自宅からVPNを通じて所内ネットワーク＋所内サーバ＋所内特許出願端末にアクセスする際にも遅延は全くなくなり、オフィスに出所した場合とほとんど変わらない環境で仕事ができるようになりました。もはや、PCの画面を見ているだけだと、自分が自宅で仕事をしているのか、オフィスで仕事をしているのか、ときどきわからなくなって困ります。。。

3）所内業務管理システムのSQL化
完全リモートワーク化を実現するために、自宅からVPNを通じて所内の業務管理システムにアクセスをして業務をしていると、やはり業務管理システムの動作に遅延が発生するという問題も起こりました。

この対策としては、自宅PCにも業務管理システムをインストールをして、VPNを通じてオフィスのサーバ内の業務管理システムと完全に同期させた上で、業務管理システムをVBAベースからSQLベースに書き換えることによって軽くてサクサク動くようにして、問題を解決しました。そのために、特許業務に精通した凄腕のソフトウェア・エンジニアを採用したのですが、入所してすぐに超絶プログラミング技巧を発揮してくれて、所内の業務管理システムのバグを一掃＋処理速度の圧倒的な向上を実現してくれた上に、これまで開発したかったけどできずに放置していた機能を次々に実装してくれました。

おかげで、特許事務の業務効率がめちゃくちゃ向上してしまい、凄腕のソフトウェア・エンジニアを採用したおかげで、仕事が超楽ちんになってしまって、特許事務のメンバー一同感激しております。。。

4)まとめ
SKIPの場合は、このような感じで2020年のコロナショックがきっかけとなって完全リモートワーク化が実現でき、結果として業務効率化が大幅に促進されて、史上最高決算を実現してしまう結果となりました。

まさに地獄に仏とはこのことか？という感じではありますが、2021年もこの流れをさらに加速して、完全リモートワーク化による業務効率化を極限まで進めて行きたいと考えております！

そのうち、オフィスを廃止しちゃったりして？というのは冗談です。コロナショックのおかげで、かなり渋谷区内のオフィスビルの空室率も上昇してきて、オフィス賃料も安くなってきたので、2021年秋以降にコロナショックが完全に収まったあたりで、もっと渋谷駅の近くのリモートワークに適したオフィス（オフィスは交流スペース＋会議室＋サーバルームとして活用予定）に移転を計画しています。

というわけで、2021年も、クライアントの皆様におかれましては、これまでに変わらぬSKIPのご愛顧をよろしくお願いいたします。よいお年を！