リモートワーク（テレワーク）のために、特許業界で悪しき？慣行となっている、紙ファイルを完全に廃止しました。
2020.04.27
SKIP
SKIPでは、現在、所員全員が在宅のリモートワーク（テレワーク）を行っています。
それに伴って、紙ファイルの使用機会が著しく減少しています。
そこで、思い切って、特許業界で悪しき？慣行となっている、紙ファイルの作成を完全廃止することにしました。
もともと、SKIPでは、案件ファイルは、電子ファイルが基本となっており、
紙ファイルは、サイン書類（委任状、譲渡証など）や、特許証＋商標登録証などを一時的に保管しておく役割しか果たしていませんでした。
そのため、紙ファイルを完全廃止しても、実務には大きな影響が無いと判断して、思い切って踏み切ることにしました。
具体的には、下記のような運用を行う予定です。
・サイン書類原本→スキャンしたデータを電子ファイルに格納して、原本を原本まとめファイルにとじる(ファイル棚の左側に1000番ごとのファイルあり)
・出願や中間の確認用で紙書類を印刷する場合→担当者が必要なときだけ印刷して案件番号を付箋で付けたクリアファイル等に一時保管する。作業が終わったら廃棄する。
・登録後チェック→特許証や商標登録証をスキャンしたデータを電子ファイルに格納して、特許証や商標登録証の発送が完了したら、所内管理システムで登録後チェックの担当者に回す
・経理への請求書依頼→所内管理システムで経理担当者に回す
これで、紙ファイルの存在に物理的に縛られることなく、SKIPの特許事務が、在宅勤務でのリモートワーク（テレワーク）をさらに快適に行うことができるようになると思います。
