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包装袋の完全電子化

SKIPでは、特許出願などの案件フォルダ＝包袋を完全電子化しています。もはや、SKIPのオフィスにも、SKIPの所員の自宅のリモートワークの机にも、ぶくぶくと太った紙のファイルは存在しません。SKIPでの仕事は、弁理士・特許技術者、特許事務のどちらにおいても、ごく一部のサイン書類や特許証などの郵便業務などを除いて、ほぼ完全にペーパーレス化されています。

SKIPの完全電子化された案件フォルダ＝包袋は、特許出願に必要な書類を探したり、事務処理したりするための時間を最小限に抑え、特許出願プロセスを簡素化するために設計されています。SKIPの案件フォルダはSKIPの所内のサーバに格納されており、SKIPの所員の自宅のPCからセキュリティを確保したVPNを通じて簡単にアクセスできます。

また、SKIPの事務担当者は、SKIPの所内のサーバまたはPCにインストールされている、商用の期限管理ソフトウェアや特許出願端末にもセキュリティを確保したVPNを通じてリモートデスクトップ機能を使って簡単にアクセスできます。そのため、SKIPでは、弁理士・特許技術者だけでなく、特許事務もリモートワークで仕事ができるようになっています。

さらに、SKIPでは、所内のサーバに格納された案件フォルダや、商用の期限管理ソフトウェアのDBや、特許出願端末の出願完了データなどとも紐づいた形で連動する業務管理システムも独自で開発しています。このSKIP独自の業務管理システムも、やはり、SKIPのオフィスのPCにも、SKIPの所員の自宅のリモートワークのためのPCにもインストールされています。そのため、SKIPの所員は、オフィスでも、自宅でも、ノートPCを持参して出かけた出張先でも、オフィスで仕事をしているのとほぼ同じ環境で仕事ができるようになっています。

そして、SKIPでは、電話応対業務＋郵便業務すらも自宅から対応可能にしています。具体的には、電話応対業務は、クラウド電話システムを導入して、自宅でクライアントからの電話に出て、必要があれば、別の担当者に保留転送などをできる仕組みを構築しています。また、郵便業務の方も、なんとか、郵便【国内発送】業務＋郵便【海外発送】業務を、自宅でのリモートワークできるようにしています。ただし、郵便【受取】業務だけは、どうしようもないので、特許事務のメンバーで郵便当番を決めて、オフィスで受け取るようにしています。

このようにして、SKIPでは、特許出願などの案件フォルダ＝包袋を完全電子化しており、特許事務も含めて所員の90％以上がリモートワークをしながらも通常通りの営業を行うことができています。