ブログ

業務効率向上による案件処理数増大

2013.11.29

伊藤 寛之

今年も終わりに近づいてきました。弊所では、色々な記事で書いているように、日々、業務効率向上・業務安全性向上に取り組んでいます。弊所の考えは、クライアントに支持して頂いており、以下のグラフに示すように、弊所が扱う案件数は、かなりの勢いで伸びています。ここには現れていない中間処理や外国出願の件数も同様に伸びています。
現在、弊所では、案件が増えても事故が増えないような仕組みづくりを日々強化しています。人が増えるとコミュニケーションミスによるミスが発生する確率が増え、一人当たりの処理件数が増えると注意力低下によるミスが発生する確率が増えます。そのため、弊所では、所員間の情報伝達が確実に行われるように指示伝達の多重化や、データベースによる期限管理と個人による期限管理の自動同期などの仕組みによって、コミュニケーション不足・注意力低下によるミスの発生確率低減の対策を行っています。詳細は、別の記事で書きますが、全ての対策の根底の考えは、「注意力不足をシステムがカバーする」です。細心の注意で案件の処理を行うのは当たり前です。ただ、人間である以上、色々な状況が重なった時に注意力が低下するときがあります。期限入力を行おうとしたときに、突然の来客や電話があったりして、そのまま期限入力がなされない等、色々な状況がありえます。従って、人間の注意力に依存したシステムは限界があります。弊所のシステムも万全ではありませんが、注意力低下によるミスが発生しやすい状況を日々分析して、システムによるバックアップ体制を少しずつ強化しています。