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SKIPのメールの仕組みについて、クライアントから時々問い合わせを受けることがあります。

なぜかと言うと、SKIPの特定のメンバーに向けて送ったメールに対して、SKIPの他のメンバーまたは代表メールから返事が来ることがあるためです。

実は、SKIPでは、全員のメールを全員が見れるようになっております。クライアントからのメールを見落とさないのが目的です。また、所内メールは原則禁止としており、所内のやりとりはビジネスチャットで行っております。こちらも、クライアントからのメールが埋もれないようにするためです。

そのうえで、処理済みのメールにはタグを付けて、全員のメーラーでタグが同期されるようにしており、処理済みのメールと未処理のメールの区別がつくようにしています。また、2営業日を経て未処理のメールは、ゴールキーパーが拾って、想定される対象者に処理をリマインドするようにして、メールの未処理による事故を防いでおりますのでご安心下さい。

この仕組みは、【Google が掲げる 10 の事実】の中の【4. ウェブ上の民主主義は機能する。】にインスパイアされて、所内のメンバーの集合知を活かす形でメールを安全かつ効率的に処理する方法として、SKIPが独自に生み出した運用方法になります。

全員のメールを全員が見れるようにしておけば、通常は、2営業日以内に、誰かが未処理のメールに気づいて処理をしてくれるはずです。SKIPでは、毎日約1000通のメールを外部から受け取っていますが、そのうち、2営業日を過ぎても未処理のままのメールは毎日わずか数件程度に過ぎません。それをゴールキーパーが拾い上げてリマインドすることによって、ほとんどストレスなくメールの処理が行われています。

もしも、所内の誰か宛のメールを、本人しか読めないとしたら、その本人が病気で倒れていたり、長期の休暇をとっていたら、クライアントからの指示を見逃して深刻な事故が起こる可能性がありますよね。そのため、SKIPでは、このように、全員のメールを全員が見れるようになっております。